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第七十期:社區大學與通識教育

柔性的學習 激勵的中間力量


文/陳淑慧 逢甲大學通識教育中心秘書
 國內策略大師司徒達賢曾經說過中階主管的角色就像「組織的腰力」,扮演承上啟下的功能。但中階主管卻也有「三明治」的尷尬角色,如果凡事過於要求,事事達到主管的要求就會成為不站在基層部屬的立場著想的人;相反的,站在體諒基層辛苦的立場,不從績效考量又將成為效率不佳的團隊。所以,中階主管如何突破三明治的壓力,成為最好的組織腰力,協助主管又能夠成為與他人團隊合作的一群人,為組織帶來應有的績效,這是逢甲大學現階段正在極力面對的事項。

 在企業管理的思維中,當企業組織環境進行改變的時候,著手推動改革者通常是企業的最高主管,而中階主管是執行變革計畫的重要人物。在學校也是同樣的道理,著手改革的必然是校內最高主管,即董事會高承恕董事長與李秉乾校長團隊。高董事長透過校內行政團隊的溝通協調,由秘書處形成全校型的「秘書社群」(含line社群),此團體結構並非傳統的業務社群,最初僅是鼓勵所有的秘書必須不斷的學習,因為學校通常給予教師或主管充電的機會與補助,往往忽略這群為學校奮鬥打拼的同仁。是故,2014年陸續邀請女性成功企業家上銀科技蔡惠卿總經理來演講與指導秘書們,他目前是《Forbes》五十位亞洲最有權勢女CEO,藉由他的秘書經歷不斷的鼓勵全校秘書,他現在是上銀的總經理,更是整個精密機械業的靈魂人物。隨後也不斷地邀請校內外講者與大家分享。並為了凝聚秘書社群的情感於2015年7月份辦理「秘書學習之旅」,請所有秘書放下手邊工作前往中國大陸旅行,過程當然安排上海與蘇杭景點,也探訪同濟大學姐妹校,瞭解彼此雙方的合作事宜,更邀請當地校友進行演講啟發未來逢甲發展的想像。

 之後,開放秘書社群參加所有校內重要演講,如:逢甲與《天下雜誌》於2016年1月7日共同舉辦「一帶一路大戰略,兩岸新藍圖」論壇,甚至特色課程旁聽:如,香港城市大學鄭培凱教授開設的「中國文化美學」,內容涵蓋「儒道釋與中國審美思維傳統」、「審美與相對:大小、虛實、雅俗、壯美與優雅」、「自然環境與生存空間:建築、居室、園林」等等;以及舉辦香港學習之行,所有秘書分組並蒐集資料探討香港的教育政策與未來發展,彼此討論研習,再前往香港觀摩學習及旅行。

 去年,12月1日本校又邀請所有秘書必須參與的一場演講,即是可貿公司董事長可文山校友蒞校演講「未來辦公環境的趨勢:以德國科隆展為例」,內容主要是分為:一、辦公室空間改造的世界潮流是什麼?二、潮流所趨的共享辦公空間(Shared Office)會營造如何嶄新的合作氛圍?三、身處嶄新工作氛圍中的成員,將被誘導出什麼樣的職場氣質呢?透過這些內容告訴全校同仁逢甲大學的方向與脈絡,並且希望同仁“Better Work / Better Life”,朝向「大好、共善、同樂」的目標,也告訴大家「這不只是一場演講,這是逢甲大學的里程碑」。

 近年來逢甲大學在相關的排名,不論是2016年《遠見》評比最佳大學、QS亞洲排名台灣私校之首、《Cheers雜誌》連續兩年校長互評第一等等,皆顯示逢甲大學辦學認真,而這些都是有全校師生與同仁共同努力的成果,僅以秘書社群的案例來探討,透過教育學習與社群的凝聚力量,此秘書社群確實產生了幾項效果,分述如下:

 一、瞭解自我角色定位,提升自我學習內涵:透過校內師長與業界師資的共同引領,讓秘書們可以更清楚自我的定位與未來發展的可能性,並且從不同的課程與活動學習瞭解面對在動態環境我們如何提出適當的想法策略,一定要學習投資自己、主動積極與當責負責的態度。

 二、直接溝通,跨單位合作:由於教學單位與行政單位的秘書社群經常共同的學習與相處,跨單位合作變成非常容易的一件事,秘書同仁彼此合作與串聯,拋開本位主義,自我的協調合作把事情做到最好。相關的問題亦可直接於line社群獲得解決,例如:通識辦理國際體驗計畫不瞭解教育部補助金額的多寡,計畫辦公室秘書直接於社群中就指導,並可直接約時間到辦公室處理,相信這是最初辦理教育學習看不見的效益。

 三、提高校內資源整合能力:長期以來總是主管跑在最前方規劃,不斷的衝刺與改革,但透過潛移默化的訓練,中階主管也會建構未來的想像與願景,更容易清楚各單位的方向,面對一線同仁也能清楚地說明,有利於提升單位的團結與執行力,甚至除了自己單位的任務更可以整合其他單位的工作內容,例如:資電學院發展「室內定位與應用」的空間建置,而通識教育中心可與其合作開設相關課程,吸引學生學習使其空間建置更為豐富,藉此讓不同單位資源可以有效整合發揮。

 四、資深秘書引領後進學習:在逢甲能夠擔任行政秘書通常是具備非常多年的行政經驗且效率極為快速。而校內行政事務繁雜,舉凡行政條文的規範、報帳程序流程與限制等等,對於像我如此新進教師又兼任教學秘書者,往往在行政程序的處理感到慌亂,有了資深前輩的指引,相關的業務所花費的時間較短,效率更大為提升,藉此社群也形成培育新人的好場域。

 逢甲大學的行政團隊在效率管理部分相當的穩定,但為了能夠突破現況勇於創新,決策者瞭解到中階主管扮演一定的角色,鼓勵著同仁從效率走向效益,更走到創新價值,但這個過程非一蹴可幾,是需要長期的經營與交流互動,我們也相信這不是教育訓練活動而已,而是逢甲大學跨領域團隊創造價值的開始。 
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